0. TIMELINE MASTER (Acuan Semua Divisi)
1. DIVISI ACARA
Pembagian Peran Internal (Usulan)
Detail Tugas Berdasarkan Timeline
Finalisasi rundown seluruh rangkaian acara, selaraskan dengan tema "Merawat Tradisi, Merajut Prestasi" - pastikan sambutan, tema seminar, dan tampilan Pentas Seni merefleksikan tema ini. Susun daftar pengisi acara & kontak (pemateri seminar, qori', pengisi mauidhoh, grup hadrah, sekolah-sekolah). Susun rincian bisyaroh per pengisi acara (nominal, siapa dapat berapa) untuk diajukan ke Bendahara.
Sampaikan draf rundown & kebutuhan teknis acara (khususnya sesi yang melibatkan santri putri) untuk mendapat bantuan.
Presentasikan rundown final ke pengasuh/ndalem, minta arahan/izin resmi, konfirmasi kesediaan KH. Munir Syafa'at dan Ibu Nyai Hj. Barokah Nawawi, KH. Zaky Abdullah, dan KH. Kholil As'ad Syamsul Arifin.
Hadir mendukung Humas untuk menjelaskan gambaran rundown (agar warga paham kapan sesi "puncak keramaian" terjadi).
Fiksasi seluruh pengisi acara secara tertulis, termasuk durasi maksimal per sesi. Briefing MC (Kang Okta, Kang Abbas): bahasa, adab menyebut nama kiai, cue card, penyebutan tema "Merawat Tradisi, Merajut Prestasi" di pembukaan. Koordinasi dengan Perkap (sound, mic, podium, kursi VIP/VVIP), Dekorasi (backdrop bertema), PDD (running text nama pemateri/mubaligh). Serahkan rincian bisyaroh final ke Bendahara untuk dicairkan & disiapkan dalam amplop.
Jalankan sesuai rundown (lihat Rundown Seminar). PJ: Kang Alwan & Kang Abbas.
Simaan & Muqoddaman
Koordinasi dengan Humas soal transportasi (bukan tanggung jawab utama Acara, tapi perlu tahu jadwal agar tidak bentrok gladi acara puncak).
Gladi bersih penuh: rundown, MC, sound, urutan pengisi acara. Cross-check cue card dan script MC. Cek skenario cadangan bila ada pengisi acara berhalangan mendadak atau ada penambahan pengisi acara. Amplop bisyaroh sudah diterima dari Bendahara dan diserahkan ke Pengasuh, dicek jumlah & kesesuaian nama.
Briefing akhir seluruh pengisi acara: jam kumpul, titik kumpul, durasi final. Serah-terima rundown fix ke semua divisi.
| Waktu | Kegiatan | Pengisi |
|---|---|---|
| 19.00-19.30 | Hadrah Al Mahabbah Walisongo | Hadrah Al Mahabbah Walisongo |
| 19.30-19.35 | Pembukaan | MC (Kang Abbas) |
| 19.35-19.45 | Tilawah | Mukhlisin |
| 19.45-20.00 | Sambutan | KH. Munir Syafa'at |
| 20.00-20.15 | Selingan Hadroh | Hadrah Al Mahabbah Walisongo |
| 20.15-~22.15 | Mauidhoh | KH. Zaky Abdullah & KH. Kholil As'ad Syamsul Arifin |
| 22.15-22.30 | Penutup | MC (Kang Abbas) |
Catatan Khusus: 1 orang runner standby backstage untuk komunikasi MC-Koor Acara-Perkap-Keamanan.
Evaluasi rundown, laporan pertanggungjawaban ke Ketua Harlah, konfirmasi bukti serah-terima bisyaroh (ditandatangani penerima).
2. DIVISI SEKRETARIS
Susun format Juklak (Petunjuk Pelaksanaan) & Juknis (Petunjuk Teknis) bersama Ketua Harlah (lihat Bagian 9). Buat draf Surat Keputusan (SK) Panitia, susunan struktur lengkap 8 divisi. Siapkan template surat: surat undangan (ndalem, warga, wali santri, Jamaah Mentaok, Polsek/Koramil, RT/RW), surat permohonan izin keramaian, surat permohonan pengisi acara, surat permohonan bantuan konsumsi. Buat database kontak: pengurus ndalem, tokoh warga, RT/RW setempat, Jamaah Mentaok, paguyuban wali santri, Polsek/Koramil.
Notulensi rapat, catat arahan & hasil koordinasi, distribusikan ke divisi terkait.
Siapkan surat/proposal resmi untuk dipresentasikan ke ndalem. Notulensi hasil rapat & restu/arahan pengasuh, dokumentasikan sebagai acuan resmi seluruh panitia.
Cetak & bagikan undangan rapat ke RT/RW dan tokoh warga sebelum tanggal ini. Notulensi hasil rapat: kesepakatan soal parkir, jam acara, titik-titik yang disorot warga.
Cetak & distribusikan undangan resmi ke masyarakat luas (bekerja sama dengan Humas - lihat bagian Humas, poin "Distribusi Undangan"). Kelola surat masuk/keluar, termasuk balasan konfirmasi dari pengisi acara, RT/RW, Polsek/Koramil. Susun draf sertifikat untuk pengisi seminar..
Pastikan seluruh surat izin (STTP Polsek, izin RT/RW) sudah fisik di tangan, disiapkan salinan cadangan untuk dibawa hari-H. Cross check absensi kehadiran seluruh panitia per divisi.
Siapkan buku tamu/daftar hadir tamu kehormatan & undangan resmi di pintu masuk VIP. Dokumentasikan jalannya acara dari sisi administratif (siapa hadir, siapa berhalangan).
Susun Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) tertulis lengkap bersama Bendahara. Arsipkan seluruh surat, SK, dan notulensi sebagai referensi Harlah tahun berikutnya.
3. DIVISI BENDAHARA
Kumpulkan RAB awal dari seluruh divisi (RAB Acara yang sudah ada + RAB tambahan dari Perkap, Dekorasi, PDD, Konsumsi, Humas & Keamanan). Susun RAB total gabungan, ajukan ke Ketua Harlah/ndalem untuk persetujuan.
Presentasikan RAB total & sumber dana (kas Harlah, donatur, bantuan warga) untuk direstui.
Sampaikan (bila relevan & sesuai arahan Ketua) permohonan dukungan/bantuan konsumsi dari warga - koordinasi dengan Konsumsi & Humas soal siapa yang bicara di rapat ini.
Cairkan dana bertahap ke tiap divisi sesuai kebutuhan (Perkap & Dekorasi biasanya butuh DP vendor lebih awal). Catat & kelola bantuan konsumsi/sumbangan yang masuk dari warga, Jamaah Mentaok, dan wali santri (baik berupa uang maupun bahan mentah/matang) - koordinasi erat dengan Konsumsi. Siapkan & cairkan dana bisyaroh sesuai rincian dari Sie Acara, masukkan ke amplop, serahkan ke Ketua Harlah H-1 untuk diberikan langsung ke pengisi acara hari-H.
Cross-check seluruh pengeluaran vs RAB, pastikan tidak ada pos yang belum terbayar (vendor sound, tenda, katering, dsb). Siapkan dana cash cadangan untuk kebutuhan darurat hari-H.
Standby untuk pengeluaran mendadak (kekurangan konsumsi, kerusakan alat, dsb).
Rekap seluruh pemasukan (termasuk sumbangan konsumsi warga) & pengeluaran aktual vs RAB. Susun laporan keuangan final bersama Sekretaris untuk LPJ ke ndalem/pengasuh.
4. DIVISI HUMAS & KEAMANAN
Sub-tim Internal (Usulan)
Susun draf surat pemberitahuan/izin keramaian ke RT/RW, Lurah/Kepala Desa, Polsek (STTP), dan Koramil. Lampirkan proposal: nama acara, tema "Merawat Tradisi, Merajut Prestasi", waktu, tempat, estimasi ±1.000 jamaah, rundown, denah lokasi & parkir. Rancang daftar tamu VIP (kiai, pengasuh, tokoh) dan VVIP (pejabat/tamu kehormatan khusus bila ada) beserta kebutuhan protokoler masing-masing. Rancang konsep stand/bazar: siapa boleh buka stand (santri, wali santri, warga sekitar), berapa slot, area penempatan (jangan mengganggu jalur utama/evakuasi).
Selaraskan daftar tamu VVIP sisi putri & kebutuhan penyambutan khusus (bila ada tamu perempuan kehormatan).
Ajukan & mintakan restu daftar tamu VIP/VVIP serta rencana protokoler penyambutan. Sampaikan rencana perizinan ke Polsek/Koramil untuk mendapat arahan dari ndalem.
Agenda utama Humas. Sampaikan gambaran acara, estimasi massa, rencana parkir, potensi kebisingan, dan rencana stand/bazar. Bahas & sepakati bersama warga soal dukungan (parkir, dsb) serta buka ruang untuk keluhan/masukan. Undang perwakilan Polsek/Koramil (Babinkamtibmas/Babinsa) bila memungkinkan hadir di rapat ini, atau jadwalkan rapat terpisah dengan Kepolisian bila mereka tidak bisa hadir di tanggal ini.
Distribusi undangan ke masyarakat: cetak undangan (koordinasi PDD & Sekretaris), bagikan langsung ke rumah warga sekitar venue, wali santri, dan Jamaah Mentaok - jangan hanya mengandalkan pengumuman digital, karena target sasarannya masyarakat umum yang belum tentu aktif medsos. Finalisasi & buka pendaftaran slot stand/bazar, atur denah lokasi stand agar tidak menghalangi jalur masuk/keluar/evakuasi. Rekrut & data tim keamanan lapangan (target ±20-25 personel untuk rasio 1:40-50 jamaah). Ajukan permohonan bantuan pengamanan tambahan (piket) ke Polsek untuk hari-H.
Jalankan tugas keamanan & penyambutan tamu untuk Opening Ceremony, Simaan, dan Ziarah. Terus follow up konfirmasi kehadiran tamu VIP/VVIP untuk Acara Puncak.
Cross-check STTP Polsek sudah terbit, simpan salinan fisik. Denah final: jalur masuk/keluar jamaah, parkir, pos keamanan, pos kesehatan, lokasi stand/bazar, jalur khusus tamu VIP/VVIP. Briefing tim keamanan lapangan: SOP pengamanan, penanganan darurat, kontak Puskesmas/klinik terdekat. Pastikan seluruh undangan sudah terkonfirmasi tersalurkan (cross-check dengan Tim Distribusi Undangan - bila ada wilayah yang terlewat, kejar di H-1).
Pasang rambu penunjuk arah (parkir, pintu masuk, toilet, pos kesehatan, area stand). Briefing final tim keamanan, bagi HT & area tugas. Koordinasi final dengan Babinkamtibmas/Babinsa soal kehadiran hari-H. Siapkan tim penyambutan VIP/VVIP: siapa menjemput, di titik mana, jalur khusus menuju tempat duduk kehormatan.
Tim keamanan aktif sejak Pentas Seni siang. Tim VIP/VVIP: standby dari kedatangan tamu kehormatan hingga kepulangan, pastikan jalur masuk-keluar terpisah dari jamaah umum, koordinasikan dengan Konsumsi soal prasmanan khusus VIP/VVIP (lihat Divisi Konsumsi). Tim Stand/Bazar: pastikan stand buka tertib, tidak menghalangi jalur, dan tetap dalam pengawasan keamanan. Pantau kepadatan, terutama saat sesi mauidhoh; siaga penuh saat arus keluar jamaah (22.00-22.30) - buka lebih dari satu jalur keluar bila memungkinkan.
Laporan ke Polsek/RT-RW: acara berjalan lancar (atau laporan insiden bila ada). Evaluasi efektivitas distribusi undangan & animo stand/bazar untuk Harlah tahun depan. Ucapan terima kasih tertulis ke warga & aparat.
5. DIVISI PERLENGKAPAN (PERKAP)
Buat daftar kebutuhan lengkap per kegiatan (bukan hanya Acara Puncak). Survei lokasi, cek kapasitas riil Pendopo Al Khodijah vs estimasi 1.000 jamaah. Cari & bandingkan vendor sound system besar, tenda, kursi, panggung, genset.
Ajukan estimasi kebutuhan & anggaran ke Ketua Harlah untuk direstui bersama RAB total.
Fiksasi vendor & kontrak (sound, tenda, kursi, genset cadangan). Hitung kebutuhan kursi/tikar termasuk meja prasmanan VIP/VVIP (koordinasi Konsumsi & Humas) dan kebutuhan listrik/meja area stand/bazar (koordinasi Humas). Koordinasi dengan Dekorasi soal ukuran panggung final; dengan Acara soal jumlah mic & meja pemateri.
Pastikan seluruh vendor konfirmasi jadwal pemasangan H-1. Hitung total daya listrik (sound, lighting, area stand, area prasmanan) - pastikan genset cukup. Bagikan denah tata letak final ke semua divisi.
Setting & pasang seluruh perlengkapan, soundcheck penuh. Uji genset cadangan, tes seluruh unit HT. Pastikan posisi kursi VIP/VVIP dekat panggung tapi tidak menghalangi jalur evakuasi.
Standby penuh dari Pentas Seni hingga Acara Puncak selesai. 1 teknisi sound/listrik standby di sisi panggung sepanjang acara. Bantu setup meja prasmanan VIP/VVIP & listrik stand bazar.
Bongkar & kembalikan sewaan, rekap pengeluaran aktual vs RAB ke Bendahara.
6. DIVISI DEKORASI
Rancang konsep visual yang merepresentasikan tema (unsur "tradisi" pesantren + unsur "prestasi"/santri berprestasi) - selaraskan dengan PDD. Survei ukuran panggung & venue bersama Perkap.
Desain final backdrop panggung (mencantumkan tema besar), gapura pintu masuk, umbul-umbul (bila diizinkan warga/RT-RW saat rapat 21 September). Rencanakan penanda visual zona duduk: VIP/VVIP, jamaah umum, area stand/bazar (koordinasi Humas). Produksi dekorasi utama dimulai, target selesai H-3.
Cross-check titik pemasangan dengan Perkap (jangan menutupi kabel/sound monitor, jangan menghalangi pandangan ke panggung).
Pasang seluruh dekorasi, cek pencahayaan malam hari.
Touch-up sebelum acara mulai, jaga dekorasi & area foto selama acara.
Bongkar, sortir yang bisa dipakai ulang tahun depan.
7. DIVISI PDD (PUBLIKASI, DOKUMENTASI & DESAIN)
Buat timeline konten publikasi & key visual bertema besar Harlah. Desain undangan resmi (untuk ndalem, tamu VIP/VVIP, RT/RW, Kelurahan, Polsek, warga, wali santri, Jamaah Mentaok) - siapkan versi cetak fisik karena akan dibagikan langsung oleh Humas.
Presentasikan key visual & konsep publikasi untuk direstui.
Cetak undangan fisik serahkan ke Humas & Sekretaris untuk didistribusikan ke masyarakat sebelum H-7. Publikasi poster di media sosial & grup WA sebagai pelengkap (bukan pengganti) distribusi undangan fisik. Desain plakat/cinderamata, koordinasi cetak dengan Acara. Siapkan shot list dokumentasi termasuk momen: penyambutan VIP/VVIP, stand/bazar, penyerahan bisyaroh oleh Ketua.
Cetak seluruh material fisik final (plakat, sertifikat, name tag panitia per divisi termasuk Sekretaris & Bendahara). Cek alat dokumentasi (kamera, baterai, memori).
Sebar tim dokumentasi di titik kunci: panggung, jamaah, backstage, pintu masuk, area VIP/VVIP, area stand/bazar. Live update medsos selama acara.
Edit & publikasi recap, ucapan terima kasih ke seluruh pihak termasuk warga penyumbang konsumsi. Serahkan seluruh file dokumentasi ke Ketua Harlah/arsip pesantren.
8. DIVISI KONSUMSI
Susun kebutuhan konsumsi per kategori: VIP/VVIP (prasmanan), panitia (8 divisi + tim keamanan +25 orang + among tamu), pengisi acara, dan jamaah umum ±1.000 orang. Susun draf surat permohonan bantuan konsumsi ke Jamaah Mentaok & paguyuban wali santri (koordinasi dengan Sekretaris untuk format surat, dan Bendahara untuk pencatatan bila bantuan berupa uang). Survei vendor katering/prasmanan untuk kebutuhan VIP/VVIP dan porsi besar untuk jamaah bila kekurangan dari bantuan warga.
Koordinasikan rencana bantuan konsumsi dari sisi santri putri.
Ajukan rencana permintaan bantuan konsumsi ke ndalem untuk direstui sebelum disebar ke masyarakat.
Sampaikan permohonan bantuan konsumsi secara resmi kepada warga sekitar, khususnya Jamaah Mentaok, dalam rapat ini - jelaskan skema (misal per jamaah diminta membawa nasi/lauk tertentu, atau sumbangan bebas) beserta batas waktu & titik pengumpulan.
Sebarkan surat permohonan bantuan konsumsi ke wali santri melalui wali kelas/wali asrama. Rekap konfirmasi bantuan yang masuk (jumlah KK/wali santri yang bersedia membantu, estimasi porsi yang terkumpul) - bandingkan dengan total kebutuhan 1.000 porsi, hitung kekurangan yang perlu ditutup lewat vendor/kas panitia. Fiksasi vendor prasmanan khusus VIP/VVIP. Siapkan tim distribusi konsumsi per zona (koordinasi dengan Dekorasi soal zonasi duduk) agar tidak terjadi penumpukan.
Konfirmasi ulang seluruh bantuan konsumsi dari warga/wali santri (jumlah pasti, jam & titik antar pada hari-H). Konfirmasi ulang vendor prasmanan VIP/VVIP dan katering tambahan (bila ada kekurangan porsi). Siapkan air minum dalam jumlah besar untuk durasi acara 3,5 jam.
Siapkan titik penerimaan bantuan konsumsi dari warga/wali santri (H-1 sore atau pagi H-0), siapkan penanggung jawab penerimaan & pencatatan (koordinasi Bendahara untuk yang berupa uang). Siapkan meja/area prasmanan VIP/VVIP (koordinasi Perkap & Dekorasi). Briefing tim distribusi: rute per zona.
Terima seluruh bantuan konsumsi dari warga & wali santri, cek kualitas & jumlah sebelum didistribusikan. Terima kiriman katering prasmanan VIP/VVIP & katering tambahan (bila ada), cek kesesuaian. Prasmanan VIP/VVIP disajikan di area tamu kehormatan, dilayani langsung oleh tim konsumsi (bukan self-service) sebagai bentuk penghormatan. Distribusi konsumsi jamaah umum bertahap, idealnya sebelum acara mulai/saat jeda hadrah - hindari distribusi saat sesi mauidhoh berlangsung. Sediakan pos air minum di beberapa titik yang mudah dijangkau.
Rekap sisa konsumsi - bila lebih, bagikan ke warga sekitar/panti sebagai bentuk syiar & menjaga hubungan baik. Laporan pengeluaran aktual + rekap bantuan warga (in-kind & uang) ke Bendahara. Ucapan terima kasih resmi ke Jamaah Mentaok & wali santri yang membantu (koordinasi PDD).
9. JUKLAK & JUKNIS HARLAH PPKHM KE-16
A. JUKLAK (Petunjuk Pelaksanaan) Garis Besar
- Nama Kegiatan: Harlah PPKHM Ke-16 - Tema "Merawat Tradisi, Merajut Prestasi".
- Waktu Pelaksanaan: 1-8 Oktober 2026, dengan puncak pada 8 Oktober 2026 pukul 19.00-22.30 WIB.
- Tempat: Pendopo Al Khodijah (utama), Aula Al Munawwir, serta lokasi ziarah (Kotagede, Dongkelan, Ngrungkem).
- Struktur Panitia: Ketua Harlah membawahi 8 divisi - Acara, Sekretaris, Bendahara, Humas & Keamanan, Perkap, Dekorasi, PDD, Konsumsi. Setiap divisi memiliki koordinator yang bertanggung jawab langsung ke Ketua.
- Alur Koordinasi: Seluruh keputusan besar (RAB, daftar tamu VIP/VVIP, izin keramaian) wajib melalui persetujuan Ketua Harlah.
- Prinsip Kerja: gotong royong lintas divisi, keterbukaan informasi (grup koordinasi WA wajib diisi update tiap divisi), dan prioritas keamanan & kenyamanan warga sekitar mengingat estimasi massa ±1.000 jamaah.
- Titik Kritis yang Wajib Dikawal Ketua: (a) perizinan Polsek/RT-RW, (b) distribusi undangan sampai ke masyarakat, (c) kecukupan bantuan konsumsi dari warga, (d) kesiapan bisyaroh.
B. JUKNIS (Petunjuk Teknis) Aturan Operasional
- Rapat & Koordinasi: Rapat wajib dihadiri koordinator tiap divisi (atau perwakilan bila berhalangan, wajib lapor ke Sekretaris). Notulensi setiap rapat wajib dibagikan H+1 oleh Sekretaris ke seluruh koordinator.
- Administrasi & Keuangan: Setiap pengeluaran divisi wajib melalui pengajuan tertulis ke Bendahara (nota/kuitansi wajib disimpan untuk LPJ). Bantuan konsumsi dari warga/wali santri dicatat oleh Konsumsi & diketahui Bendahara (baik berupa uang maupun barang).
- Perizinan & Keamanan: Surat izin keramaian (STTP) wajib terbit maksimal H-7 sebelum Acara Puncak. Panitia keamanan wajib mengenakan identitas (rompi/name tag) yang mudah dikenali jamaah maupun aparat. HT wajib stay di channel yang sama, dengan kode panggilan sederhana per pos (Pos 1 = Pintu Masuk, Pos 2 = Parkir, dst).
- Tamu Kehormatan (VIP/VVIP): Penjemputan & pengawalan tamu VIP/VVIP menjadi tanggung jawab Humas, dengan jalur masuk-keluar terpisah dari jamaah umum. Konsumsi VIP/VVIP wajib prasmanan, disajikan di ruang/area khusus.
- Distribusi Undangan: Undangan fisik wajib sampai ke sasaran (warga sekitar venue, wali santri, Jamaah Mentaok, tokoh masyarakat, RT/RW, Polsek/Koramil) selambat-lambatnya H-7 (1 Oktober 2026). Distribusi via media sosial/WA group bersifat pelengkap, bukan pengganti undangan fisik.
- Stand/Bazar: Pendaftaran stand dibuka oleh Humas, dengan batas jumlah slot sesuai kapasitas area agar tidak mengganggu jalur utama/evakuasi - utamakan untuk warga sekitar. Pedagang yang tidak terdaftar stand resmi dan mengganggu jalannya acara harus ditindak tegas tanpa pandang bulu.
- Konsumsi: Bantuan konsumsi dari warga & wali santri dikoordinasikan Konsumsi (dengan batas waktu pengumpulan H-1 (7 Oktober 2026) untuk bahan mentah dan tanggal 8 Oktober 2026 untuk nasi kotak) di titik yang ditentukan. Distribusi konsumsi jamaah dilakukan sebelum acara mulai atau saat jeda hadrah, tidak saat sesi mauidhoh.
- Bisyaroh: Nominal & daftar penerima disusun oleh Sie Acara, dana dicairkan oleh Bendahara, amplop diserahkan H-1 ke Ketua Harlah. Penyerahan bisyaroh kepada pengisi acara dilakukan langsung oleh Ketua Harlah pada momen yang telah dialokasikan di rundown.
- Dokumentasi & Publikasi: Seluruh materi publikasi (poster, undangan, plakat) wajib mencantumkan tema "Merawat Tradisi, Merajut Prestasi" dan sudah melalui persetujuan Ketua sebelum dicetak/disebar.